SIPINTAR.NET – Setiap organisasi pasti memiliki tujuan. Cara untuk mencapainya dibutuhkan pihak-pihak pendukung. Salah satu pihak penting adalah sekretaris. Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan dengan tulis menulis saja.
Sekretaris memiliki tugas untuk membantu seorang pemimpin dalam menjalankan organisasi. Jika dilihat dari katanya, sekretaris asalnya dari ‘secretum’ alias rahasia dalam bahasa latin. Sekretaris memang memainkan peran penting dalam sebuah terjadinya organisasi.
Apa Itu Sekretaris
Secara umum sekretaris merupakan seseorang yang mampu menyimpan data atau arsip rahasia dari sebuah organisasi. Sehingga, ternyata sekretaris tak hanya berhubungan dengan surat menyurat saja. Justru sekretaris memainkan peran penting dalam organisasi.
Sekretaris memiliki fungsi penting karena pada pekerjaan sehari-harinya melakukan banyak hal yang berhubungan dengan tugas bos atau pemimpin. Maka tak heran ia memahami seluk beluk organisasi tersebut. Di bawah ini adalah pengertian sekretaris menurut ahli.
1. Saiman
Menurut Saiman, sekretaris adalah orang yang punya tugas berhubungan dengan menulis. Selain itu, sekretaris juga memiliki pekerjaan yang hubungannya dengan mencatat. Pekerjaan ini dilakukan baik di dalam organisasi maupun perusahaan.
2. Wursanto
Sekretaris adalah seorang pegawai yang mempunyai tugas utama untuk membantu segala urusan pimpinan kantor atau bos. Pegawai ini bertugas untuk membantu menyelesaikan jenis pekerjaan detail yang tidak bisa diselesaikan sendiri oleh pemimpin.
3. The Giang Li
Dalam sebuah perusahaan, dibutuhkan seorang sekretaris yang bertugas untuk melakukan kegiatan surat menyurat. Tidak hanya untuk pimpinan perusahaan itu saja, tugasnya juga meliputi keseluruhan perusahaan atau organisasi.
Baca Juga: Tugas dari Supervisor di Perusahaan
Jenis-Jenis Sekretaris
Dalam melakukan pekerjaannya terdapat berbagai jenis sekretaris yang dibagi berdasarkan bidang pekerjaannya. Beda jenis sekretaris akan beda pula tugas serta tanggung jawabnya.
Berikut jenis sekretaris yang umum ada di organisasi.
1. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi kerap disebut sekretaris perusahaan. Selain melakukan perintah dari pimpinan, seorang sekretaris organisasi juga memiliki posisi sebagai manajer di sebuah bidang kesekretariatan. Misalnya jabatan sekretaris jenderal atau sekretaris wilayah.
2. Sekretaris Pribadi
Jenis sekretaris ini melakukan kegiatan yang bertujuan untuk membantu seseorang dalam melakukan pekerjaanya. Biasanya apa yang dikerjakan benar-benar sifatnya pribadi. Maka, gaji yang dikeluarkan juga secara perorangan bukan dari organisasi.
3. Sekretaris Pimpinan
Jenis sekretaris ini cukup umum ada di perusahaan. Biasanya ia tak hanya mengurus urusan pimpinan saja. Sekretaris pimpinan juga membantu melaksanakan tugas dari perusahaan yang juga berhubungan dengan pekerjaan pimpinan.
Tugas sekretaris memang penting bagi berjalannya sebuah perusahaan. Tidak hanya itu saja, sekretaris bahkan memegang dokumen rahasia sehingga tugasnya tidak sebatas mengenai tulis menulis. Maka dibutuhkan integritas tinggi untuk melakukan pekerjaan ini.
Fungsi dan Tujuan Sekretaris
Jika dilihat dari pengertiannya, seorang sekretaris memang memiliki fungsi untuk membantu kelancaran perusahaan melalui pekerjaan pimpinannya. Maka dari itu terdapat sederet fungsi sekretaris yang wajib diketahui.
Fungsi sekretaris membantu segala kelancaran kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi. Dalam fungsi ini, sekretaris juga melakukan beberapa kegiatan lain misalnya menyiapkan ruangan rapat.
1. Fungsi Administrasi
Dalam setiap perusahaan atau organisasi pastinya harus ada administrasi yang diselesaikan. Maka dari itu, sekretaris akan melakukan pengurusan administrasi baik terhadap internal maupun eksternal perusahaan.
2. Fungsi Citra
Sekretaris harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik karena memang harus mampu menjadi citra atau gambaran dari atasan. Maka dari itu, banyak sekretaris yang membutuhkan penampilan menarik.
3. Fungsi Tata Usaha
Layaknya sebuah sekolah, organisasi atau perusahaan juga membutuhkan sekretaris dalam fungsi mulai dari kearsipan, mengetik, hingga penyimpanan berbagai dokumen penting.
Baca Juga: Deretan Tugas dari Finance
Tugas Sekretaris
Sebagai pihak yang memainkan peran penting pastinya ada banyak tugas sekretaris yang berfungsi pendukung berjalannya sebuah organisasi.
Maka dari itu, sederet tugasnya juga beragam tak hanya berurusan dengan tulis menulis saja.
1. Menjalankan Perintah Atasan
Sekretaris harus mampu menjalankan perintah atasan secara langsung. Sebagai pemimpin organisasi biasanya membutuhkan sekretaris untuk mencari informasi, membuat teks pidato hingga mengumpulkan data yang dibutuhkan.
2. Membantu Pekerjaan Atasan
Segala pekerjaan atasan harus diketahui oleh sekretaris karena agar dapat membantu segala pekerjaannya. Misalnya saja menghadiri rapat yang mungkin berhubungan dengan teknis atau membantu untuk memantau segala program kerja dari sebuah organisasi.
3. Menjadi Penghubung
Dengan kata lain sekretaris juga menjadi juru bicara pimpinan. Beberapa kebijakan atasan mungkin butuh disosialisasikan kepada bawahan. Nah ini adalah tugas sekretaris untuk menyampaikannya. Bawahan juga mungkin ingin menyampaikan kritik dan saran.
4. Sarana Penghubung Pihak Luar
Kesibukan pemimpin membuat banyak pihak sulit menemui pemimpin tersebut. Maka dari itu, sekretaris merupakan sarana penghubung jika ada pihak luar yang ingin bertemu. Sekretaris juga membuatkan jadwal pertemuan agar tidak bentrok.
5. Melakukan Filter Surat
Setiap surat yang datang dan yang ditujukan kepada pemimpin harus melalui sekretaris. Nanti sekretaris akan meneruskan kepada pimpinan atau mungkin cukup diberikan kepada pihak terkait yang bisa mengurus kepentingan dari surat tersebut.
6. Melakukan Arsip
Semua surat yang masuk maupun keluar harus dicatat dan disimpan. Tak hanya itu, dokumen lain seperti proposal juga harus dicatat. Ini merupakan salah satu tugas yang perlu dilakukan oleh sekretaris. Hal ini berfungsi agar bisa mengecek kembali untuk kedepannya.
7. Mengatur Jadwal
Untuk mencapai sebuah tujuan organisasi pastinya dibutuhkan rapat koordinasi baik yang rutin maupun tidak. Sekretaris memiliki tugas untuk mengatur jadwal yang berkenaan dengan rapat bersama pimpinan.
Klasifikasi Menjadi Sekretaris
Jika tertarik menjadi seorang sekretaris, ada beberapa syarat baik secara akademik dan non-akademik agar bisa menjadi sekretaris di sebuah perusahaan atau organisasi. Berikut beberapa syaratnya.
- Memiliki ijazah dengan minimal pendidikan D3 Sekretaris. Biasanya perusahaan juga menerima orang tanpa background pendidikan sekretaris asalkan memiliki pengalaman sebagai resepsionis atau staff administrasi selama dua tahun.
- Mempunyai beberapa keterampilan berbahasa Indonesia yang baik serta kemampuan komunikasi yang baik pula. Sekretaris harus mempunyai kemampuan dalam mengoperasikan komputer misalnya mengirim email dan Microsoft Office.
- Sehat secara jasmani maupun rohani dan memiliki kepribadian yang baik.
- Penampilan menarik. Sekretaris merupakan salah satu wajah perusahaan maka dari itu seorang sekretaris harus memiliki kemampuan berdandan. Tidak perlu menor asalkan cukup dan terlihat rapi.
Skill untuk Menjadi Sekretaris
Kompetensi sangat dibutuhkan di setiap pekerjaan termasuk sekretaris. Maka dari itu, seseorang wajib memiliki beberapa skill berikut ini, agar bisa menjadi seorang sekretaris handal yang memiliki karir bagus.
- Dapat dipercaya karena akan memegang rahasia perusahaan.
- Bisa bergaul karena akan berkomunikasi dengan banyak orang.
- Teliti dan disiplin dalam melakukan pekerjaan.
- Mampu berbahasa yang baik, bisa bahasa asing menjadi nilai tambah.
- Mampu memosisikan diri dengan penampilan dan sikap yang sempurna.
Baca Juga: Deretan Tugas dari Manajer
Kisaran Gaji Sekretaris
Gaji sekretaris pastinya ditentukan dari kemampuan serta jumlahnya pengalaman bekerja. Untuk sekretaris yang baru masuk sekitar Rp 3 juta sampai Rp 4 juta. Sementara sekretaris yang sudah berpengalaman dan memegang banyak pekerjaan bisa mencapai Rp 10 juta.
