SIPINTAR.NET – Terdapat berbagai sektor dalam perusahaan yang memiliki peran penting demi menjalankan sistem perusahaan. Divisi purchasing juga tidak kalah penting dengan bagian lainnya. Tugas purchasing untuk membeli barang dan jasa juga melengkapi berbagai kebutuhan di kantor sangatlah penting.
Apa Itu Purchasing
Dalam Bahasa Inggris Purchasing memiliki arti sebagai membeli yang bertindak sebagai buyer atau pembeli. Intinya, perusahaan tersebut memiliki tugas sebagai pembeli barang atau jasa dari pihak ketiga. Mengharuskan perusahaan tersebut untuk mengeluarkan uang dalam melakukan tugasnya.
Memiliki keterhubungan dengan pekerjaan yang membutuhkan dokumentasi dan validasi. Tugas ini memang berhubungan langsung dengan divisi purchasing pada suatu perusahaan. Yang membedakan dari divisi lain adalah purchasing akan membelanjakan apapun kebutuhan dari department lain.
Berbeda dengan membelikan barang untuk konsumen di suatu perusahaan. Tentu dalam sebuah perusahaan akan memiliki banyak department dan semuanya membutuhkan kebutuhan yang berbeda. Semua itu akan di organisir oleh staff purchasing.
Baca Juga: Deretan Tugas Pekerjaan General Affair
Fungsi dan Tujuan Purchasing
1. Memantau dan Memastikan Kebutuhan Perusahaan
Tugas utama dari divisi purchasing adalah memastikan kebutuhan perusahaan dengan membeli berbagai keperluan. Tentu ini menjadi fungsi dan tujuan utama dari dibentuknya bagian ini. Setiap department akan memiliki beragam jenis kebutuhan yang berbeda dan sangat beragam.
Divisi purchasing perlu menanyakan berbagai kebutuhan setiap department dalam beberapa waktu kedepan. Mulai dari kebutuhan bulanan dan mingguan untuk membuat planning dan target untuk pembelian.
2. Membuat Persetujuan Pembelian dari Manajemen
Dalam sebuah perusahaan, manajer memiliki fungsi untuk melakukan manajemen terhadap setiap divisi. Hal ini juga berlaku sama pada tugas dan fungsi yang dijalankan oleh bagian purchasing. Mereka harus mendapatkan persetujuan dari bagian manajemen dalam melakukan setiap pembelian.
Approval ini diperlukan sebelum pembelian dilakukan. Persetujuan tidak hanya didapatkan dari pihak manajemen saja namun juga dari divisi finance yang bertugas langsung mengatur keuangan perusahaan.
3. Melakukan Pengecekan Barang yang Tiba
Demi memberikan kualitas dan kinerja yang baik maka setiap kebutuhan divisi harus dipastikan kualitasnya. Tentu pihak purchasing memiliki fungsi untuk melakukan pengecekan dalam setiap barang yang dibeli. Termasuk barang yang diperlukan secara mendadak jika terjadi keterlambatan tiba.
Pengecekan tidak hanya meliputi kualitas dan kuantitas barang. Setiap orang yang bekerja sebagai purchasing harus mengetahui deadline dan mengatasi berbagai kendala ketika berusaha mendapatkan barang. Khususnya yang sangat penting bagi setiap divisi yang bekerja.
4. Follow Up dan Konektivitas dengan Vendor
Setiap vendor yang bekerjasama dengan perusahaan menjadi partner penting yang harus dijaga. Bagian yang berkewajiban untuk menjaga hubungan baik dengan vendor salah satunya adalah staff purchasing. Vendor ini nantinya akan senantiasa memberikan dan memenuhi kebutuhan perusahaan.
Ketika perusahaan mampu menjaga hubungan baik dengan vendornya maka ada banyak keuntungan yang didapatkan. Salah satunya adalah mendapatkan harga barang dan kebutuhan yang lebih ringan. Bahkan term of payment atau waktu pembayaran juga bisa lebih Panjang.
5. Membayar dan Pembayaran
Ketika staff purchasing melakukan pembelian maka ada uang perusahaan yang digunakan. Hal ini menjadi salah satu tugas dari divisi purchasing untuk memastikan pembayaran. Ketepatan waktu juga harus diperhatikan demi mendapatkan kepercayaan baik dari department lain dan vendor.
6. Dokumentasi Purchase Order, Faktur, dan Invoice
Di setiap perusahaan akan ada banyak dokumen yang diperhitungkan di setiap waktu. Seperti pengeluaran dan pemasukan yang dilakukan oleh setiap department. Hal ini juga terjadi untuk divisi purchasing yang akan mengatur invoice, purchase order, dan fakturnya sendiri.
Tugas Purchasing dan Tanggung Jawabnya
Divisi purchasing memiliki tugas dan tanggung jawab yang penting bagi perusahaan. Khususnya demi menjamin setiap kebutuhan akan terpenuhi baik secara internal dan eksternal.
Secara keseluruhan, tugas purchasing adalah sebagai berikut:
- Melakukan penyusunan dalam pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh setiap divisi dan department.
- Membuat suatu konsep dan kategori tertentu untuk list pembelian barang. Terutama pembelian yang sifatnya jangka panjang dan urgent atau mendadak.
- Membuat penyusunan list setiap vendor.
- Tugas selanjutnya adalah membuat dan mendapatkan approval dari divisi manajement dan finance.
- Follow up supplier dan vendor.
- Melakukan analisa terhadap setiap penawaran harga.
- Bernegosiasi demi mendapatkan harga, servis, fitur, dan jangka waktu pembayaran yang sesuai.
- Melakukan dokumentasi aktivitas secara teliti.
- Membuat PO dan melakukan pelacakan atau memastikan setiap pengiriman dan pemasukan barang.
- Memastikan kualitas dan kuantitas barang sudah sesuai.
- Berhubungan baik dengan divisi dan perusahaan logistic.
- Membuat review yang dilakukan setiap bulan.
Baca Juga: Deretan Tugas HRD di Perusahaan
Klasifikasi Menjadi Purchasing
1. Background Pendidikan yang Sesuai
Untuk menjadi dan menempati posisi sebagai staff purchasing maka Anda diharuskan untuk memiliki background Pendidikan yang sesuai. Contohnya, untuk mendapatkan Pendidikan minimal dalam jenjang D3. Demi menjamin jalannya setiap sistem dalam perusahaan dan kinerja yang baik.
2. Siap berkomunikasi dengan Baik Bersama Divisi Lain
Bagian purchasing memiliki tugas penuh untuk memastikan kebutuhan divisi lain. Hal utama yang harus dimiliki demi mendapatkan kualifikasi sebagai purchasing adalah komunikatif. Jika tidak komunikatif maka hubungan dengan divisi lain mungkin saja tersendat dan membuat kebutuhan tidak terpenuhi.
Contohnya, untuk berhubungan dengan divisi finance dan logistik yang berperan penting terhadap pembelian barang. Hal ini harus selalu dijaga dengan baik demi memenuhi berbagai kebutuhan lainnya.
3. Networking dengan Vendor, Supplier, dan Perusahaan Penting Lain
Kesiapan diri untuk menjadi bagian dari staff purchasing sangat penting diperhatikan. Contohnya, untuk menerima SDM yang sudah siap dengan networking yang dibutuhkan. Seperti menemukan berbagai vendor yang sudah dikenal demi menjamin kebutuhan perusahaan dan manajemen yang baik.
Mendapatkan informasi tertentu untuk menemukan perusahaan yang dibutuhkan sangat penting dimiliki oleh seorang staff purchasing. Ketika membutuhkan barang tertentu haruslah sigap dan siap dengan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
4. Terbiasa dengan Pencatatan dan Dokumentasi Barang
Ketika melakukan pembelian maka akan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Dokumentasi bisa menjadi bukti jika barang memang sudah sepenuhnya tiba dan didistribusikan langsung ke setiap divisi. Hal ini menjadi keahlian dan kualifikasi yang perlu diperhatikan oleh staff purchasing di perusahaan.
Memperhatikan kapan deadline atau tenggang waktu untuk membayarkan tagihan. Terutama untuk mengatur budget yang sesuai dengan kebutuhan dari setiap divisi yang menjalankan tugasnya.
5. Keahlian Teknologi di Bidang Purchasing
Hal ini terkesan sangat sederhana namun memiliki efek dan dampak yang besar bagi perusahaan. Kemampuan purchasing untuk melakukan pekerjaannya dan menyesuaikan dengan penggunaan teknologi sangatlah penting. Seperti membuat laporan dan dokumentasi menggunakan komputer.
Kisaran Gaji Purchasing
Di setiap daerah pasti akan memiliki UMR atau kisaran gaji rata-rata yang berbeda. Termasuk bagi divisi purchasing yang mungkin saja berbeda di setiap daerahnya.
Namun, biasanya kisaran gaji yang didapatkan staff purchasing yang masih fresh graduate berada di 3,5 juta Rupiah.
Skill Untuk Menjadi Purchasing
- Mampu bernegosiasi dengan baik.
- Berpengalaman dalam pembelian.
- Bekerja dengan cepat dan dalam tekanan.
- Menguasai teknologi komputerisasi.
- Bekerja dengan siap baik dalam tim dan individu.
- Selalu komunikatif, teliti dan jujur.
Baca Juga: Daftar Tugas dari Accounting
Akhir Kata
Di dalam sebuah perusahaan peran dan tugas purchasing sangat penting. Tanpa kehadirannya, banyak kebutuhan utama di perusahaan yang tidak dapat terpenuhi. Bahkan hubungan dengan klien atau konsumen dapat berubah drastis jika kinerja dari divisi purchasing tidak dapat dipertahankan.
