SIPINTAR.NET – Dalam perusahaan atau instansi apapun, setiap peran pasti mempunyai tugasnya masing-masing. Hal itu bertujuan agar setiap sudut pekerjaan yang ada dapat terkontrol dengan baik. Job description adalah sebutan yang biasa di pakai pada perusahaan untuk pembagian tugas-tugas tersebut.
Job description tersebutlah yang akan mempermudah para anggota perusahaan atau instansi untuk mengerjakan hal-hal yang ada pada perusahaan. Dengan adanya job description ini juga, tidak akan ada tumpang tindih atas pekerjaan yang sudah ditentukan pada jobnya masing-masing.
Berikut ini akan kita bahas lebih rinci mengenai job description yang wajib kamu ketahui.
Pengertian Job Description
Job description adalah suatu pembagian tugas yang ada pada perusahaan dan menjadi pembeda tugas dan tanggung jawab antara pekerja satu dengan yang lainnya.
Pengertian lain mengatakan bahwa job description adalah salah satu pernyataan tertulis yang isinya membahas tentang tujuan dari ditentukannya suatu jabatan atau tugas.
Uraian ini berisi tentang apa saja yang wajib dilakukan oleh pekerja, bagaimana pekerjaan itu dilakukan, mengapa pekerjaan tersebut dikerjakan, kaitan antara suatu posisi tertentu dengan posisi lainnya di luar lingkup pekerjaannya atau bahkan di luar organisasi guna mencapai tujuan dari perusahaan secara luas.
Job description adalah suatu bagian yang menjelaskan tentang gambaran umum sebuah peran pekerjaan apa yang akan dilakukan. Dalam pengertian sederhananya, job description adalah tugas dan tanggung jawab serta wewenang yang akan diberikan dan dipegang pada suatu pekerjaan.
Menurut salah seorang pengarang buku mengenai ekonomi yaitu Gary Dessler, pengertian job description adalah sebuah susunan tugas, hubungan laporan, tanggung jawab, kepedulian atas tanggung jawab yang diberikan misalnya, kondisi kerja, serta produk atas analisis jabatan.
Fungsi Job Description
Uraian pekerjaan sebelumnya harus ditetapkan secara jelas kepada setiap jabatan, agar pemegang jabatan itu paham dengan tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya.
Uraian pekerjaan juga akan memberikan ketegasan serta standar tugas yang harus diselesaikan oleh pemegang jabatan. Uraian pekerjaan tersebut akan menjadi dasar dalam menetapkan spesifikasi pekerjaan dan nantinya akan dijadikan bahan evaluasi pekerjaan bagi pemegang jabatan.
Uraian pekerjaan yang masih kurang jelas akan membuat seorang pemegang jabatan kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini juga yang akan mengakibatkan pekerjaan tidak selesai, bahkan seorang pemegang jabatan yang bersangkutan menjadi overreacting atau reaksi yang berlebihan denga tugasnya.
Sebuah uraian pekerjaan tidak harus dibatasi untuk menjelaskan situasi yang ada pada saat ini, atau pekerjaan yang sedang diharapkan, akan tetapi dapat memutuskan tujuan yang mungkin dicapai di masa depan.
Cara Menyusun Job Description
Dalam membuat job description, pemangku kekuasaan yang bertugas membuat job description harus memperhatikan beberapa hal.
Hal tersebut harus diperhatikan agar job description tersebut dapat mudah dipahami oleh yang menjalankannya. Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat job description.
#1. Spesifikasi Pekerjaan
Langkah pertama dalam membuat job description adalah mengetahui apa saja spesifikasi pekerjaan yang wajib dimiliki oleh sebuah jabatan. Karena, dalam setiap pekerjaan pasti ada istilah persyaratan kerja, yang menjadi basis/dasar dalam menilai kualitas.
Selain itu, penilaian kualitas pekerjaan juga melibatkan hal lain yang biasa disebut compensable factor yang membawa empat elemen lainnya. Keempat elemen tersebut ialah kondisi pekerjaan, usaha, tanggung jawab, dan keterampilan. Keempat elemen tersebut harus dijelaskan secara detail.
#2. Akuntabilitas
Cara berikutnya ini mempunyai kaitan dengan konsep etika, yang pada dasarnya sangat dekat dengan konsep administrasi. Akuntabilitas atau accountability mewakili sejumlah pengetahuan dan tanggung jawab yang berkaitan dengan kebijakan perusahaan, produk, keputusan, dan setiap langkah yang diambil.
Maka dari itu, job description yang baik harus mempunyai akuntabilitas supaya pemegang jabatan dapat menjalankan tugas dan wewenangnya dengan baik.
Jadi intinya, setiap karyawan mempunyai tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan dan mempunyai kewajiban untuk melaporkannya.
#3. Tugas dan Tanggung Jawab
Kewajiban dan tanggungjawab sudah mempunyai definisi yang cukup jelas, maka dari itu para pemegang jabatan harus bertanggung jawab kepada atasannya. Tanggung jawab tersebut meliputi kegagalan dan keberhasilan dalam mencapai tujuan pekerjaan tertentu. Pada titik ini, ada beberapa standar yang digunakan dalam mengukur kinerja, yang pada nantinya akan dipakai untuk menggambarkan hasil yang sudah dicapai.
Oleh karena itu, elemen yang satu ini merupakan salah satu hal yang ada dalam setiap deskripsi pekerjaan. Pembuat job description biasanya akan merinci pekerjaan dan tanggung jawab beserta kewajiban yang harus dijalani dan berhubungan dengan pekerjaan.
#4. Ringkasan Pekerjaan
Biasanya pada bagian ini akan berbentuk cerita ringkas yang memberikan penjelasan pekerjaan yang wajib dikerjakan oleh penanggung jawab, beserta dengan karakteristik pekerjaannya secara luas.
Pada bagian ini, informasi harus disajikan dalam jumlah yang cukup dan seringkas mungkin. Karena pada saatnya akan digunakan dalam membedakan aktivitas utama dan fungsi kerja secara detail dengan jenis kerja lainnya.
#5. Identifikasi Pekerjaan
Pada elemen ini biasanya berkaitan dengan beberapa tingkatan posisi dalam perusahaan, termasuk supervisor, divisi, institusi, dan kode pekerjaan, serta jabatan. Proses identifikasi pekerjaan ini biasanya dinyatakan dengan singkat dalam beberapa kalimat yang memberi informasi berkaitan dengan isi pekerjaan, serta jenjang, jabatan dan tingkat keterampilan.
Kelima hal diatas akan menjadi hal yang menjadikan job description lebih mudah dipahami oleh pemegang jabatan sehingga pemegang jabatan akan menjalankan pekerjaannya dengan baik.
Manfaat Adanya Job Description
Tentunya dengan adanya job description pada perusahaan akan membantu semua pihak dan aspek yang berkaitan dengan perusahaan tersebut.
Salah satu contohnya pimpinan perusahaan akan tenang apabila job description sudah dibagi kepada setiap pemegang jabatan. Jadi tidak akan ada tumpang tindih dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab.
Berikut ini merupakan manfaat yang ada dengan dibuatnya job description pada perusahaan.
#1. Mengoptimalkan Tanggung Jawab Karyawan
Dengan adanya job description ini, setiap karyawan akan paham dengan tanggung jawabnya di perusahaan tersebut. Jadi bagi perusahaan yang mempunyai job description akan mempermudah karyawan mengoptimalkan tanggung jawab yang di embannya.
#2. Sebagai Motivasi Karyawan
Karyawan yang mengetahui pekerjaannya akan dengan maksimal berkontribusi bagi perusahaan. Apalagi jika ada salah satu rekannya yang juga memiliki job description sama, hal tersebut akan membuat karyawan menjadi tertantang untuk saling memberikan kontribusi maksimal bagi perusahaan.
Tentunya persaingan yang ada akan dilakukan secara tepat. Selain memupuk motivasi karyawan dari dalam, job description yang ada juga bisa memotivasi karyawan agar bisa bekerja lebih giat lagi.
#3. Membantu Dalam Evaluasi Perusahaan
Evaluasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengetahui sejauh mana kualitas Sumber Daya Manusia yang dimilikinya.
Evaluasi ini juga biasanya akan dilakukan setiap satu tahun sekali. Pada saat evaluasi, karyawan akan dinilai berdasarkan atas kecakapannya dalam berbagi hal, salah satunya bagaimana ia menyelesaikan pekerjaannya yang ada dalam job description.
#4. Membantu Pengalokasian SDM yang Lebih Tepat
Dengan adanya job description juga sangat membantu dalam mengalokasikan sumber daya dengan tepat sasaran. Apabila ternyata ada karyawan yang tidak sanggup mengerjakan tugas sesuai dengan aturan yang ada, maka perusahaan bisa mencari tahu apa yang penyebabnya.
Dengan mengetahui kekurangan dan kelebihan yang ada pada karyawannya, Anda bisa menanyakan pada karyawan tersebut apa yang menjadi hambatan yang ia alami selama ini dan hal-hal apa saja yang bisa membuatnya bekerja lebih cepat.
Dengan begitu, Anda bisa membagi dan mencoba mengalokasikan Sumber Daya Manusia sesuai dengan minat dan bakat mereka demi produktivitas perusahaan. Karyawan yang bekerja dengan senang hati menjadi sumber daya berharga yang harus dipertahankan oleh setiap perusahaan.
#5. Training untuk Pengembangan Karyawan
Dalam job description akan digambarkan dengan jelas apa saja yang menjadi pekerjaan masing-masing karyawan. Dari situlah, Anda bisa tahu apa saja yang harus dikembangkan lagi dari karyawan.
Dengan begitu juga, Anda dapat mengatur rencana training yang seperti apa yang dibutuhkan oleh karyawan agar bisa kembali bekerja sesuai dengan job description. Selain itu, deskripsi pekerjaan juga akan membantu meminimalisir pengadaan training yang dirasa kurang efektif karena semuanya sudah tergambar jelas pada job description.
Contoh Job Description Pada Perusahaan
Tentunya bagi beberapa orang penjelasan saja dirasa kurang cukup untuk menggambarkan bagaimana job description yang baik dan benar itu dibuat. Berikut ini merupakan salah satu contoh job description yang ada pada perusahaan.
#1. Identitas Jabatan
- Nama jabatan : Sales Jasa
- Atasan langsung : Supervisor Jasa
- Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang
- Departemen / bidang : Marketing
#2. Tugas dan tanggung jawab utama:
- Mencari pelanggan (customer) baru
- Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada
- Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam area penjualan yang menjadi tanggung jawabnya
- Memastikan pendistribusian produk bahwa produk telah diterima oleh pelanggan (customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati
#3. Kewenangan :
- Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya.
#4. Hubungan kerja:
- Di dalam kantor 20%, di luar kantor 80%
- Banyak berhubungan dengan banyak orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai latar belakang
Akhir Kata
Dengan penjelasan dan contoh job description di atas, tentunya hal tersebut sangat penting dimiliki oleh perusahaan mana saja yang ingin perusahaannya maju.
Demikian pemaparan mengenai job description ini dijelaskan, semoga dapat bermanfaat dan menambah wawasan kita semua.
