SIPINTAR.NET – Terdapat satu posisi yang dimiliki oleh sebagian besar atau bahkan seluruh perusahaan, yaitu admin. Kata yang sering kita dengar dan seolah jabatan admin tidak asing lagi. Namun, seberapa paham kita tentang pekerjaan yang satu ini? Apa definisinya serta bagaimana tugas admin tersebut?
Apakah admin hanya mengurusi berkas-berkas administrasi saja? Ternyata, admin itu sendiri memiliki banyak macam serta tugas khususnya masing-masing, lho. Beberapa mungkin sudah kita pahami, namun informasi lebih lengkapnya akan membantu anda lebih memahami seluk beluk tentang seorang admin.
Pengertian Admin
Admin bisa dibilang merupakan kependekan dari kata administrator. Atau dengan kata lain, orang yang bekerja mengurusi administrasi adalah seorang admin. Sedangkan administrasi sendiri berarti aktivitas yang mengatur pelaksanaan sistem kerja di sebuah perusahaan atau organisasi.
Data merupakan hal penting yang menjadi ‘teman baik’ bagi setiap administrator. Mereka akan menginput, memproses, mengolah hingga mengevaluasi data yang mereka himpun hingga membuat laporan dari hasil tersebut.
Baca Juga: Apa Saja Tugas dari Programmer
Fungsi dan Tujuan Admin
Jabatan admin memiliki fungsi tersendiri, yaitu:
1. Memudahkan pekerjaan di perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien
Adanya admin akan menjadikan perusahaan bekerja lebih efektif serta efisien karena data-data yang dibutuhkan sudah terorganisir dengan rapi. Setiap data yang dibutuhkan karyawan di suatu divisi atau bagian tertentu menjadi tanggung jawab admin yang bertugas.
2. Menjadi fungsi manajemen perusahaan, terutama mengenai pendataan
Data perusahaan, tidak lagi sulit ditemukan atau mungkin tercecer, karena pengarsipan adalah salah satu tugas admin yang berpengaruh penting pada manajerial perusahaan. Seluruh arsip masuk dan keluar akan tercatat di laporan admin.
3. Pengaturan dan data perusahaan akan lebih akurat
Biasanya, admin mengoperasikan berbagai data perusahaan by system, sehingga hasilnya akan lebih akurat. Hal tersbut akan memudahkan perusahaan saat melakukann pengolahan data nantinya.
4. Pekerjaan lebih terorganisir
Segala bentuk kegiatan akan lebih terorganisir karena setiap jadwalnya akan terdata dengan dengan baik oleh seorang admin. Selain itu, data setiap barang atau produk pun akan dihitung dan dibuat laporan tertulis oleh admin.
Tujuan admin adalah membantu perusahaan mencapai tujuannya dengan mempermudah segala aktivitas dan kinerja di kantor tersebut.
Tugas Admin
Karena posisinya yang cukup penting di perusahaan, banyak kantor yang saat ini membuka lowongan kerja dengan posisi admin. sebelum melamar bagian tersebut, anda harus paham terlebih dahulu mengenai tugas para admin, diantaranya:
1. Rekap Data
Setiap perusahaan akan memiliki informasi dan data-data penting. Data tersebut akan dihimpun atau disatukan oleh seorang admin. Hasil dari sebuah data biasanya berbentuk laporan kerja
2. Penjadwalan
Setiap proses kegiatan di perusahaan, membutuhkan jadwal agar lebih efektif dan terorganisir. Membuat jadwal merupakan tugas umum dari seorang admin. Untuk itu, kemampuan dalam perencanaan dan perhitungan yang matang harus mereka miliki
3. Arsip
Arsip adalah data perusahaan dalam berbagai bentuk. Bisa catatan, foto atau berbagai media lainnya. Hal tersebut merupakan tanggung jawab admin. Karena arsip merupakan bukti atau dokumentasi proses usaha di sebuah lembaga.
4. Mengelola dan Mengorganisir Administrasi Kantor
Segala pencatatan dan proses administratif di perusahaan menjadi salah satu tugas dari admin. Oleh karenanya, seorang admin harus bekerja dengan teliti karena pekerjaannya berkaitan erat dengan berbagai hal yang bersifat mengorganisir.
5. Memastikan Perlatan Kantor
Melakukan pengecekan terhadap peralatan penujang proses kerja di sebuah perusahaan, biasanya dilakukan oleh admin. Pendataan tersebut bisa dilakukan berkala, satu bulan sekali misalnya.
Tugas Admin dalam Berbagai Bidang
Ternyata, admin ada bermacam jenisnya, bergantung pada apa yang dikerjakan dan dimana ia bekerja. Tugas umumnya mungkin terbilang sama, namun masing-masing memiliki jobdesk khusus di bidangnya
1. Tugas Admin Toko
Beberapa tugas admin toko, diantaranya:
- Menginput data sales
- Membuat laporan sales secara rutin dan berkala
- Memiliki arsip data barang
2. Tugas Admin Gudang
Beberapa tugas admin gudang, diantaranya:
- Menginput data
- Stock Opname
- Membuat laporan rutin dan berkala
- Sortir dan packing
3. Tugas Admin Keuangan
Beberapa tugas admin keuangan, diantaranya:
- Input segala bentuk pemasukan atau sales
- Laporan pemasukan dan pengeluaran
- Evaluasi hasil
4. Tugas Admin Produksi
Beberapa tugasnya, antara lain yaitu:
- Merekap data produksi
- Melakukan kontroling pada produksi
- Membuat laporan
5. Tugas Admin Media Sosial
Beberapa tugas bagian ini, diantaranya yaitu:
- Membuat konten
- Menggungah konten
- Melihat dan Menganalisis keefektifan konten
6. Tugas Admin Proyek
Beberapa tugasnya antara lain yaitu:
- Melakukan pengecekan persediaan logistik
- Membuat surat jalan
- Menginput data
- Merancang dan mengevaluasi biaya operasional
- Membuat laporan
7. Tugas Admin HRD
Beberapa tanggung jawab admin HRD, diantaranya:
- Kooridnasi dan komunikasi dengan karyawan
- Membuat absen
- Membuat kop surat dan form untuk surat masuk serta keluar
- Menyiapkan kontrak kerja
8. Tugas Admin Merchandising
Beberapa tanggung jawab admin merchandising, diantaranya:
- Merekap data produk
- Mengontrol stock
- Membuat laporan barang
Baca Juga: Tugas dari Seorang Perawat
Klasifikasi Menjadi Admin
Seseorang dengan jabatan sebagai administrator biasanya memiliki ketelitian yang baik. Melakukan segala kegiatan administratif dengan rapi dan terorganisir. Tidak teledor, melakukan berbagai hal dengan Well prepared.
Komunikasi juga salah satu hal penting yang harus dimiliki seorang admin, karena ia akan berhubungan dengan banyak karyawan lain. Selain itu, ia harus bisa menyimpan data dengan baik, agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Dapat melakukan kerjasama tim dengan baik juga merupakan klasifikasi menjadi admin. Selain itu, ternyata kecepatan dan keefektifan waktu kerja admin juga sangat berpengaruh pada kinerja perusahaan, lho.
Seorang admin dituntut selalu sigap dalam menyiapkan dan menyajikan data serta informasi penting yang dibutuhkan perusahaan, oleh karenanya biasanya para admin mempunyai skill mengetik sangat cepat.
Skill untuk Melaksanakan seluruh Tugas Admin dengan Baik
- Komputer (terutama Ms. Office)
- Ketelitian
- Komunikasi
- Ketenangan
- Inisiatif tinggi
- Team work
Kisaran Gaji Admin
Gaji admin berkisar antara 2 juta di awal karir hingga mencapai 6 juta rupiah untuk level yang lebih senior. Rata-rata staff admin bisa mendapatkan penghasilan sekitar 3.5 juta Rupiah. Semua bergantung pada tingkatan dan perusahaan tempat bekerja.
Baca Juga: Tugas dari Seorang Marketing
Akhir Kata
Terlihat mudah, namun sebetulnya tugas admin membutuhkan ketekunan dan ketelitian. Seorang administrator, temasuk kedalam posisi yang cukup krusial di perusahaan, dimana seluruh pendaatan merupakan tanggung jawab mereka.
Seorang admin harus menjadi sosok yang ‘dapat diandalkan’ juga terpercaya. Data yang dihasilkan tidak boleh main-main. Kemampuan tersebut bisa berkembang seiring berjalannya waktu dan bertambahnya pengalaman bekerja menjadi administrator.
Admin juga terbisa menganalisis seberapa efektif proses kerja dilihat dari data yang mereka himpun. Angka yang didapat cenderung akurat karena dihitung menggunakan sistem pada perangkat komputer.
Memudahkan proses kerja adalah salah satu fungsi utamanya. Efektifitas kerja di perusahaan sangat bergantung pada bagaimana kinerja admin. Detail merupakan hal yang harus mereka perhatikan serta kuasai, agar tujuan perusahaan lebih cepat tercapai.
