SIPINTAR.NET – Dewasa ini, banyak perusahaan yang membuka lowongan kerja dengan posisi Customer Service. Biasanya, usaha atau kantor tersebut bergerak di bidang pelayanan, jasa, atau penjualan suatu produk. Bisa dibilang, mereka adalah wakil dari perusahaan yang berhubungan langsung dengan konsumen. Ada beberapa tugas customer service yang perlu kita pahami.
Saat kita mendapati kesulitan terhadap suatu produk yang dibeli atau digunakan, maka langkah pertama yang dilakukan adalah menghubungi Customer Service. Jadi, apakah sebetulnya tugas customer sevice itu? Bagaimanakah cara kerja mereka di perusahaan?
Pengertian Customer Service
Customer service atau sering disebut dengan panggilan CS adalah sebuah posisi atau jabatan di perusahaan yang melakukan aktivitas ataupun interaksi langsung dengan khalayak dan membantu mereka menjelaskan kondisi yang dialami.
Berasal dari kata Bahasa Inggris, service yang artinya adalah melayani. Berkaitan tentang bagaimana orang yang bertugas dengan posisi tersebut melakukan pelayanan kepada customer. Kata pelayan terdapat pula dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) yang artinya adalah melayani kebutuhan orang lain dengan memperoleh imbalan.
Menurut Liyod Finch, “customer service adalah pegawai yang bertugas memberikan pelayanan yang berkualitas atau bermutu bagi pelanggan”
Fungsi dan Tujuan Customer Service
Walaupun pekerjaan utama CS biasanya berkaitan dengan keluhan pelanggan, ternyata customer service memiliki fungsi lain, diantaranya:
1. Menerima Tamu
Salah satu fungsinya adalah menerima tamu, mengapa demikian? Karena Customer Service terbilang sebagai garda terdepan perusahaan yang siap menerima pelanggan dari berbagai kalangan.
Jika anda mengenal sebutan CS pada posisi online, biasanya pekerjaan serupa pada posisi offline disebut dengan nama front liner. Orang yang bekerja di posisi tersebut akan menjadi jembatan bagi pelanggan pada perusahaan.
2. Komunikator
Karena adanya interaksi yang terjadi antara pelanggan kepada CS, maka fungsi berikutnya adalah komunikator, yaitu menyampaikan serta menjelaskan keadaan yang dialami namun tidak dimengerti konsumen dengan bahasa yang jelas supaya mudah di pahami.
Setiap keluhan yang masuk, menjadi tanggung jawab seorang Customer Service untuk menjelaskan langsung kepada konsumen dengan cara komunikasi yang baik, seperti bahasa yang sopan, sikap yang ramah, juga penjelasan yang dapat dimengerti.
3. Menjadi Deskman
Seorang CS biasanya juga membantu pelanggan untuk mengisi data mereka guna melengkapi formulir untuk kebutuhan keluhan yang mereka ajukan. Mengetahui apa saja yang menjadi syarat pengajuan keluhan pun harus sudah dikuasai.
4. Menjadi Seorang Public Relation
Karena kesehariannya yang berhubungan langsung dengan khalayak, fungsi Customer Service juga sekaligus sebagai Public Relation yang menghubungkan antara perusahaan kepada orang banyak.
5. Menjadi Salesman
Seorang CS juga tidak jarang ikut serta menawarkan produk perusahaan juga menjelaskan hal-hal yang harus disampaikan kepada masyarakat atau calon pelanggan. Komunikasi yang digunakan biasanya bersifat persuasif .
Customer Service terbiasa melakukan aktivitas pemasaran produk guna menyampaikan pesan baru kepada khalayak terkait keuntungan yang bisa mereka dapatkan jika menggunakan produk atau jasa dari perusahaan tempatnya bekerja.
Sedangkan tujuan dari jabatan Customer Service adalah memberikan penjelasan, menyelesaikan masalah dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan perusahaan agar terciptanya kepuasan dan melahirkan brand loyalty.
Baca Juga: Tugas HRD di Perusahaan
Tugas Customer Service
Setiap pekerjaan dan jabatan, memiliki jobdesk dan tanggung jawabnya masing-masing, tak terkecuali seorang Customer Service. Beberapa mengira, bahwa tugas CS hanya melayani komplain, namun tak hanya itu.
Berikut hal-hal yang menjadi tugas Customer Service, antara lain:
1. Tugas Customer Service yaitu Melayani
Seperti artinya sendiri, tugas Customer Service tentunya adalah melakukan pelayanan yang baik kepada konsumen atau pelanggan. Seorang CS harus memiliki sikap cepat tanggap atau responsif juga ramah dan sopan.
2. Memberikan Informasi Merupakan Kwajiban dan Tugas Customer Service
Mengetahui seluk beluk tentang produk yang dimiliki perusahan adalah salah satu tugas seorang Customer Service. Karena mereka akan menjadi ‘penyampai’ pesan produk kepada masyarakat agar tertarik menjadi pelanggan.
Untuk itu, seorang Customer Service harus memiliki product knowledge yang baik. Kuasai hal-hal yang berkaitan dengan konsumen. Jangan sampai mengecewakan pelanggan juga perusahaan.
3. Menjaga Citra Perusahaan adalah Tugas Customer Service
Jangan sampai anda, sebagai seorang CS, merusak citra perusahaan karena pelayanan yang kurang baik. Karena image perusahaan akan terlihat dari bagaimana cara anda memperlakukan pelanggan.
4. Medengarkan dan Merespon Pertanyaan
Tanggapi keluhan atau pertanyaan pelanggan dengan baik. Dengarkan secara seksama, jangan terburu-buru dan terkesan memotong pembicaraan. Setelah itu, jawablah dengan baik. Respon anda akan menjadi salah satu penilaian konsumen terhadap kinerja perusahaan.
Bersikap ramah menjadi salah satu kuncinya. Pilih kata-kata positif yang mudah untuk dimengerti. Jangan berbelit-belit juga jangan sampai terlihat bingung. Hindari mengutarakan argumen atau mengumbar janji yang belum diketahui kepastiannya seperti apa.
5. Tugas Customer Service Mengatasi atau Menyelesaikan Keluhan
Tujuan pelanggan mengubungi CS sebuah perusahaan, biasanya karena mereka memiliki keluhan. Maka tugas Customer Service adalah bagaimana caranya mengatasi keluhan tersbeut agar konsumen tetap merasa puas.
Bagaimana cara seorang CS dalam manajemen komplain menjadi penilaian tersendiri bagi kepuasan pelanggan yang nantinya akan berdampak pada kepuasan dan kepercayaan mereka terhadap perusahaan.
6. Tugas Customer Service Menjadi Jembatan Komunikasi
Hal-hal yang akan disampaikan dari perusahaan kepada khalayak atau dari pelanggan kepada perusahaan, akan melalui seorang Customer Service sebagai jembatan penghubungnya. Untuk itu, mereka harus dapat menjadi seorang komunikator yang baik.
7. Mejaga Hubungan Baik
Jangan sampai pelanggan kapok setelah menggunakan produk dan kecewa dengan pelayanan dari Customer Service. Maka, menjaga hubungan baik menjadi salah satu tanggung jawabnya.
Hubungan yang baik akan menjadikan pelanggan loyal kepada produk-produk di perusahaan. Menjaga hubungan relasi bukan hanya dengan pelanggan, tetapi bisa juga dengan beberapa instansi ataupun organisasi lainnya.
Baca Juga: Tugas dari Resepsionis
Klasifikasi Menjadi Customer Service
Seorang Customer Service harus memiliki personality yang baik ditunjang dengan penampilan yang baik atau berpenampilan menarik. Memiliki kepercayaan diri yang tinggi, sopan juga ramah menjadi salah satu penilaian untuk menjadi CS.
Selain itu, kecakapan dalam berkomunikasi juga menjadi salah satu penilaian perusahaan terhadap kandidat seorang CS, mereka yang telah memiliki pengalaman bekerja sebelumnya, akan menjadi nilai tambah.
Skill untuk Mejadi Customer Service
Keahlian yang perlu dimiliki oleh Customer Service meliputi beberapa poin di bawah ini:
- Komunikasi
- Administrasi
- Problem Solving
- Good Atittude
Kisaran Gaji Customer Service
Pendapatan yang dihasilkan oleh seseorang dengan jabatan Customer Service, berkisar antara. 1.9 – 4.5 Juta Rupiah, tegantung kepada perusahaan, pengalaman juga tingkat jabatan dan skill yang dimiliki.
Baca Juga: Tugas dari Accounting
Akhir Kata
Cara berkomunikasi, product knowlede dan attitude yang baik merupakan modal utama menjadi seorang Customer Service. Karena seorang CS membawa nama serta citra baik perusahaan, maka sudah seharusnya ia membawa kesan yang baik pula untuk pelanggannya.
Pelayanan menjadi titik berat kinerja Customer Service. Cara seorang CS dalam menampung dan menjelaskan perihal keluhan konsumen, akan menghasilkan penilaian dari pelanggan tersebut bagi perusahaan.
Menjaga hubungan baik dengan relasi pun menjadi salah satu poin yang penting. Semakin baik keahlian yang dimiliki dan semakin banyaknya pengalaman kerja yang didapat, akan membuat seorang Customer Service dianggap lebih profesional.
