SIPINTAR.NET – Front office di suatu perusahaan menjadi tempat utama untuk diperhatikan. Kegiatan yang terjadi di kantor depan harus diatasi dengan sigap dan dilayani oleh staff front office secara langsung. Tugas front office yang paling utama adalah melayani tamu yang datang ke perusahaan.
Seorang front office bertanggung jawab penuh atas kepuasan tamu yang dilayani dan menjadi tolak ukur atas kinerjanya. Biasanya pekerjaan seorang front office akan diawasi oleh kepala atau manager perusahaan. Mewajibkan berbagai kegiatan dilakukan sesuai dengan SOP yang berlaku.
Pengertian Front Office
Front office diambil dari bahasa Inggris yaitu front yang memiliki artian depan kemudian office yang berarti kantor. Penggabungan kedua kata tersebut memiliki arti kantor depan yang biasanya ada pada perusahaan dan perhotelan. Dibuat khusus untuk memberikan pelayanan pada tamu.
Bahasa internasional dari front office adalah lobby, menjadi suatu tempat berinteraksi antara tamu dengan staff kantor. Tempat ini menjadi lokasi paling sibuk di kantor dan hotel, khususnya Ketika sedang banyak tamu yang datang. Front office menjadi penghubung antara tamu dengan karyawan.
Sebutan lain dari front office atau staffnya adalah guest service area, bisa diartikan sebagai penerima tamu. siapapun yang berkunjung ke perusahaan harus melalui petugas front office terlebih dahulu, tidak terkecuali untuk menemui staff lain di kantor.
Fungsi dan Tujuan Front Office
- Seorang front office memiliki fungsi untuk melakukan penjualan akomodasi hotel. Biasanya menawarkan berbagai servis yang disediakan oleh hotel, beberapa perusahaan dan hotel akan menjual produknya juga melalui front office.
- Melakukan penyambutan dan menulis atau membuat buku tamu. Mulai dari visitor yang datang atau keluar dari setiap hotel dan perusahaan yang bersangkutan.
- Seorang front office memiliki fungsi melayani tamu. Melayani sesuai dengan SOP dan standar yang diberlakukan oleh perusahaan.
- Fungsi front office yang bekerja di hotel harus mampu untuk memantau perkembangan situasi di kamar dengan lebih akurat.
- Memantau guest bill.
- Melakukan penanganan input dan output atau setiap data di hotel.
- Memiliki fungsi untuk menangani setiap fasilitas yang berkaitan dengan komunikasi.
- Melakukan pelayanan juga memberikan berbagai informasi dan permintaan dari pelayanan pelanggan.
- Siap siaga melayani setiap penitipan barang juga menjaga barang berharga tersebut.
- Menjaga kerja sama dan kelancaraan pekerjaan yang berada di hotel. Termasuk berbagai hal yang berkaitan dengan operasional.
Baca Juga: Tugas HRD di Perusahaan
Tugas Front Office
1. Wakil dari Manajemen
Front office bertugas untuk menjadi wakil manajemen di perusahaan, khususnya untuk melayani tamu yang datang. Yang dimaksud dengan wakil manajemen di sini adalah memberikan keputusan atas pertanyaan atau kebutuhan pelanggan.
Setiap tindakan yang dilakukan harus dipertanggungjawabkan, kemudian di kontrol langsung oleh manager perusahaan atau hotel. Manajemen perusahaan atau hotel meliputi bagaimana tamu dan konsumen bisa mendapatkan perlakuan yang memuaskan dari seorang front office.
2. Melakukan Penjualan
Tidak hanya melayani tamu, tugas front office juga melakukan penjualan di perusahaan. Maksud dari penjualan di sini seperti menawarkan produk yang ada di perusahaan atau hotel tersebut. Berperan aktif untuk menjadi seorang sales sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Seorang front office harus mengetahui berbagai penawaran dari perusahaan, seperti informasi diskon atau hal lain yang menguntungkan konsumen. Ketika melakukan aktivitas penjualan, maka seorang front office juga bertindak sebagai accounting yang berfungsi untuk memasukkan data penjualan.
3. Memberikan Informasi
Tugas selanjutnya adalah memberikan informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Jenis informasi yang ditawarkan juga sangat beragam dan seorang front office harus melayani dengan sepenuh hati. Jika terdapat kendala untuk menjawab, maka tanyakan hal tersebut kepada manager.
Kemampuan berdiplomasi seorang front office juga sangat penting dimiliki, khususnya untuk memberikan alasan penundaan pemberian jawaban. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan pemberian informasi kepada para tamu dan pelanggan.
4. Siap Menyimpan Data
Berbagai aktivitas yang terjadi di kantor depan harus di record dengan baik oleh seorang front officer. Record activity yang dimaksud adalah menyimpan semua data aktivitas, biasanya beberapa perusahaan akan memasukannya ke dalam sistem yang berlaku.
Penggunaan sistem IT di perusahaan bagi semua bidang harus dipraktikkan dengan baik. Seorang front office bertugas penuh untuk menyimpan data aktivitas di perusahaan, khususnya jumlah kunjungan tamu dan kepentingannya.
5. Menjadi PR Bagi Perusahaan
Memperhatikan hubungan baik antara perusahaan dengan konsumen menjadi tugas dari seorang front office. PR yang berarti public relations berarti mengedepankan layanan untuk menjawab dan melakukan permintaan konsumen.
Hubungan baik antara perusahaan dengan konsumen dan para tamu penting untuk dijaga, terutama untuk membangun kinerja juga reputasi perusahaan yang baik. Aktivitas ini menjadi tugas PR yang bisa dilihat dari cara menjawab, melakukan, dan menjalankan tugasnya.
6. Menjadi coordinator
Seorang coordinator adalah memimpin jalannya aktivitas di perusahaan, akan memiliki kontrol penuh atas hubungan antar karyawan dan tamu. Jika ada kepentingan tamu yang berurusan dengan karyawan di perusahaan harus diatasi dengan bijak dan sesuai prosedur oleh front office.
Klasifikasi Menjadi Front Office
- Sudah pernah memiliki pengalaman bekerja di bidang yang sama.
- Memiliki pendidikan minimal sesuai kriteria perusahaan.
- Terbiasa dengan penggunaan mesin atau alat teknologi lain.
- Pengetahuan yang tinggi dan menyeluruh terkait hospitality.
- Sudah mahir dalam beberapa bahasa baik secara lisan dan tulisan.
- Kemampuan software teknologi.
- Penampilan yang menarik juga komunikasi yang terbuka.
- Kemampuan multitasking dan bekerja dibawah tekanan.
- Solutif dan selalu penuh dengan berbagai ide yang cemerlang.
Baca Juga: Fungsi dan Tugas Teller
Kisaran Gaji Front Office
Banyak orang yang ingin mendapatkan pekerjaan sebagai front office. Selain mudah, pekerjaan ini juga kebanyakan sudah mendapatkan gaji setara UMR. Untuk menjadi front office biasanya bayaran yang akan diterima per bulannya mencapai 2-4 juta rupiah tergantung pada jenis perusahaannya.
Beberapa perusahaan khususnya international company akan memberikan gaji yang lebih tinggi, maka Anda juga dituntut untuk memiliki skill yang lebih. Di perusahaan internasional, lulusan S1 sangat dibutuhkan untuk menjadi front office dan memiliki gaji yang lebih tinggi.
Skill untuk Menjadi Front Office
1. Kemampuan Bahasa yang Baik
Memiliki kemampuan bahasa yang baik merupakan syarat utama dari seorang front office. Tugas utama untuk melayani tamu dan pelanggan yang datang, membutuhkan skill komunikasi di atas rata-rata. Pihak perusahaan juga harus selektif mengenai hal ini dan memperhatikan kinerjanya.
2. Pemikiran yang Terbuka, Solutif, dan Sabar
Seorang front office dituntut untuk memiliki pemikiran yang terbuka, solutif, dan sabar. Ketiga hal tersebut penting untuk dijaga demi memberikan pelayanan yang mumpuni untuk para tamu. Ketika kemampuan tersebut sudah dimiliki, kinerja dan reputasi perusahaan akan semakin meningkat.
3. Paham Teknologi
Skill teknologi dari seorang front office sangat dibutuhkan. Tidak jarang beberapa perusahaan saat ini menerapkan sistem IoT yang kompleks, maka Anda perlu memahaminya dengan baik. Memperhatikan batasan pada penggunaannya dan menjalankan pekerjaan sesuai prosedur.
Baca Juga: Fungsi dan Tugas Resepsionis
Akhir Kata
Meskipun pekerjaan yang dilakukan oleh seorang front office terkesan mudah. Namun, tanggung jawab dan tugas front office sangat kompleks. Membutuhkan berbagai skill yang berkaitan dengan hubungan juga komunikasi dengan manusia, bahkan harus mampu memahami setiap situasi.
