SIPINTAR.NET – Kebutuhan setiap perusahaan akan berbeda-beda dan bergantung pada jenis perusahaannya. Tugas General Affair yang paling utama adalah senantiasa memenuhi kebutuhan tersebut. Tugas penting ini harus dijalankan dengan baik jika setiap operasional perusahaan ingin berjalan dengan lancar.
Banyak orang yang menginginkan pekerjaan menjadi seorang GA. Namun, proses dan jalan yang harus dilalui memang tidak selalu mudah. Ada tantangan tersendiri yang harus dihadapi oleh orang tersebut untuk mencapai jenjang karir yang diinginkan pada perusahaan yang diinginkannya.
Pengertian General Affair
Divisi General Affair atau seorang GA merupakan salah satu divisi yang bergerak di bawah divisi umum. Menjadikannya sebagai kepala operasional yang penting bagi perusahaan. Hal ini termasuk dalam pembuatan dan standar dari struktur organisasi yang sederhana dan harus diterapkan.
Banyak perusahaan yang menggabungkan antara GA dengan staff atau divisi HRD. Hal itu karena tugas dan fungsinya memang tidak terlalu jauh berbeda. Selain dengan HRD keterkaitan GA dengan divisi lain contohnya purcashing sangat erat karena tugasnya untuk membeli beberapa keperluan.
Memastikan bahwa setiap kebutuhan yang diperlukan oleh perusahaan dan divisi lain selalu terpenuhi. Biasanya ada kebutuhan rutin yang harus dibeli oleh GA atau beberapa kebutuhan tidak terduga. Beberapa mungkin menjadi bagian dari perawatan dan peremajaan tertentu.
Baca Juga: Tugas CEO dalam Perusahaan
Fungsi dan Tujuan General Affair
- Sebagai seseorang yang melakukan pemeliharaan.
- Memiliki fungsi pengawasan terhadap aset dan perangkat.
- Senantiasa berfungsi untuk memelihara hubungan baik dengan vendor dan supplier perusahaan.
- Memiliki fungsi untuk membuat SOP Ketika menggunakan berbagai kebutuhan kantor.
- Siap menyelenggarakan survey kepuasan.
- Membantu dalam pembuatan laporan perusahaan terkait management.
- Membantu perusahaan untuk membuat perizinan.
Tugas General Affair
- Memberikan dukungan atas berbagai kegiatan operasional di perusahaan. Khususnya melalui cara pengadaan dan persediaan barang dan jasa yang dibutuhkan.
- Mampu untuk melakukan koordinasi Bersama dengan department lain. Bertujuan untuk mengetahui apa saja kebutuhan dari setiap divisi.
- Senantiasa harus mampu untuk membuat perencanaan anggaran barang dan jasa. Termasuk pemeliharaan dan biaya yang dibutuhkan.
- Siap melakukan pemesanan dari setiap barang atau jasa yang diinginkan serta dibutuhkan perusahaan.
- Menciptakan deadline, pembukuan, dan penghitungan dari setiap pembayaran. Baik yang rutin atau jangka Panjang.
- Melakukan pembayaran terhadap tenaga kerja harian yang bekerja di perusahaan.
- Tugas General Affair yang selanjutnya adalah membantu untuk proses renovasi atau pembukaan kantor cabang.
Klasifikasi Untuk Menjadi General Affair
1. Selalu Siap Bekerja sebagai Tim dan Individu
Banyak orang yang belum begitu memahami beberapa hal yang penting untuk dipertahankan dari seorang GA. Seperti menjalankan tugas sesuai dengan SOP dan perintah perusahaan. Seorang GA harus terbiasa untuk bekerja secara tim demi memenuhi berbagai operasional yang dibutuhkan.
Selain untuk bekerja sebagai tim biasanya perusahaan akan menuntut untuk bekerja secara individu. Memiliki berbagai peran masing-masing yang harus dipenuhi oleh calong General Affair. Jika bekerja secara individu akan ada beberapa target yang harus dicapai dengan deadline yang berbeda.
2. Standar Pendidikan
Kriteria atau klasifikasi selanjutnya yang harus diperhatikan adalah standar Pendidikan. Sampai saat ini beberapa syarat untuk menjadi General Affair memiliki Pendidikan minimal D3 dan S1. Namun, yang masih menjadi tanda tanya adalah background Pendidikan dari pelamar pekerjaan tersebut.
Banyak yang menyatakan jika background Pendidikan seorang GA tidak jauh dari management, administrasi, dan bisnis. Maka Anda harus kompeten diantara beberapa standar atau jurusan tersebut. Mempelajari berbagai hal yang terkait dengan management di perusahaan dan penting untuk dilakukan.
3. Terbiasa dengan Bidang Administrasi dan Manajemen
Untuk menjadi seorang GA membutuhkan kemampuan dan terbiasa dengan bidang management. Tidak salah jika pengalaman dalam organisasi sering menjadi kriteria penting bagi perusahaan sebelum melakukan perekrutan. Kegiatan ini membutuhkan pengalaman dan kemampuan yang lebih.
4. Memahami SOP dan Alur Kerja di Perusahaan
Pemahaman terhadap SOP dan alur kerja yang ada di perusahaan sangat wajib dilakukan. Jika terjadi pelanggaran maka seorang GA harus sanggup menerima konsekuensinya. Termasuk mendapat kompensasi dari HRD yang bertugas di perusahaan.
Baca Juga: Tugas Purchasing
Kisaran Gaji General Affair
Sampai saat ini masih banyak orang yang mengincar posisi General Affair. Selain peran yang sangat penting di beberapa perusahaan peluang untuk mendapatkan karir lebih baik juga sangat terbuka.
Jadi sampai saat ini gaji dari seorang GA bisa mencapai 5 hingga 10 juta Rupiah per-bulannya.
Skill untuk Menjadi General Affair
1. Kemampuan Bahasa
Posisi GA ini merupakan yang paling diincar pada suatu perusahaan. Terdapat kekurangan dan kelebihan tersendiri yang dimiliki dari pekerjaan ini. Secara garis besar ada beberapa skill yang dibutuhkan contohnya kemampuan berbahasa yang baik dan sesuai dengan standar perusahaan.
Biasanya, seorang GA dituntut untuk berkomunikasi dan berbahasa secara professional. Bahkan Bahasa Inggris menjadi kewajiban yang harus dikuasai jika ingin menempati posisi tersebut. Memahami apa saja yang dibutuhkan oleh setiap bidang dan divisi pada suatu perusahaan.
2. Kemampuan Teknologi dan Informasi
Hidup di era digital menuntut siapapun untuk siap dengan perubahan yang ada di berbagai bidang usaha. Contohnya adalah penggunaan teknologi dan informasi yang dijadikan suatu sistem perusahaan. Tugas General Affair adalah menggunakan dan mengaplikasikan teknologinya.
Menginput semua data, kebutuhan, pengeluaran, dan dana yang masuk pada divisi tersebut. Menggunakan sistem yang sudah dibuat dan dikembangkan oleh perusahaan demi kemajuan. Namun, tanggungjawab yang tinggi masih menjadi sebuah keharusan dan skill yang baik untuk dipertahankan.
3. Manajemen Waktu
Setiap orang memiliki standar tersendiri untuk memanage waktunya. Salah satu hal yang harus diperhatikan Ketika Anda ingin menjadi seorang GA adalah management waktu. Tentu jika seorang GA tidak bisa memanage akan terjadi kekacauan dan kebutuhan setiap divisi mungkin saja sulit untuk terpenuhi.
Memperhatikan skill ini merupakan aset paling berharga bagi siapapun yang ingin bekerja sebagai GA. Biasanya seorang GA akan mengatasi berbagai permasalahan yang kompleks. Contohnya, barang yang datang atau harus diganti dan pemeliharaan yang dibutuhkan di suatu perusahaan.
4. Kemampuan Organisasi
Setiap orang yang ingin mendapatkan jenjang karir yang lebih terjamin harus memiliki kemampuan organisasi yang baik. Jika seseorang mampu mewujudkannya maka akan terbiasa dengan berbagai urusan yang kompleks. Sudah menjadi keharusan untuk seorang GA dalam menghadapinya.
Kemampuan ini akan membantu Anda Ketika sedang terjadi kendala di perusahaan. Mengorganisir berbagai solusi yang bisa digunakan untuk mengatasinya. Termasuk memastikan bahwa perusahaan dapat dan selalu bisa menjalankan berbagai sistem serta operasional yang dibutuhkan.
5. Bekerja Dibawah Tekanan
Siap untuk bekerja dibawah tekanan merupakan salah satu kriteria yang harus dimiliki oleh GA. Selalu berusaha untuk memenuhi berbagai kebutuhan perusahaan secara teliti dan penuh pertimbangan. Tekanan akan sering muncul seiring dengan perubahan kebutuhan yang terjadi.
Baca Juga: Tugas HRD
Akhir Kata
Salah satu tugas General Affair adalah memastikan bahwa semua kebutuhan operasional dapat terpenuhi. Menyimpan dan menyiapkan peralatan kantor yang harus digunakan pada jangka pendek, menengah, dan Panjang. Karir yang dimiliki oleh seorang GA juga cukup menjanjikan.
