SIPINTAR.NET – Perusahaan yang memiliki kinerja baik akan melengkapi berbagai divisi yang diperlukan. Seorang resepsionis di perusahaan memiliki peran penting demi jalannya operasional kantor, khususnya untuk menerima tamu dan melayaninya. Tugas resepsionis ini akan memberikan dampak bagi pelanggan.
Apa Itu Resepsionis
Resepsionis bisa disebut sebagai sekretaris untuk perusahaan. Banyak orang yang menyamakan peran antara keduanya, karena baik resepsionis atau sekretaris memiliki tugas menyapa dan melayani konsumen. Berusaha untuk memberikan informasi untuk disampaikan pada tamu.
Jenis perusahaan yang sering menggunakan resepsionis seperti kantor atau perusahaan jasa dan perhotelan. Tempat bekerja seorang resepsionis berada di depan kantor, dengan tugas khusus untuk melayani para tamu dan konsumen yang datang ke perusahaan.
Setiap tamu yang berkunjung harus dituliskan dan dimasukkan ke dalam buku log. Kemampuan dan pemahaman seorang resepsionis tentang perusahaan sangat penting, demi menjawab berbagai kebutuhan pelanggan. Ketika bekerja akan dituntut untuk menjadi seorang sekretaris yang aktif.
Baca Juga: Deretan Tugas HRD di Perusahaan
Fungsi dan Tujuan Resepsionis
1. Fungsi Sebagai Diplomat
Sebagai seorang diplomat di suatu kantor atau hotel menuntut Anda agar dapat bernegosiasi dengan tamu. Biasanya beberapa tamu akan menanyakan berbagai pertanyaan, jika Anda tidak menemukan jawaban pasti, maka bisa menunda dengan bahasa yang baik dan sopan.
Tamu yang datang ke lokasi akan memiliki maksud dan tujuan yang berbeda. Anda perlu memahami apa saja tujuan yang ingin dilakukan, kemudian Anda harus menjadi wakil perusahaan dalam memberikan keputusan. Bertindak sebagai seorang diplomat sesuai dengan prosedur kantor.
2. Fungsi Sebagai Record Keeper
Tamu yang datang ke lokasi sering menitipkan berbagai pesan untuk seseorang. Sebagai resepsionis, Anda perlu memahami prosedur dalam menerima pesan dan menyampaikannya kembali. Seperti pesan yang sering disampaikan baik dalam bentuk tulisan maupun lisan.
Fungsi ini yang menuntut seorang resepsionis agar pandai dalam berbahasa, bukan hanya bahasa verbal namun juga tulisan sesuai dengan SOP perusahaan. Akan ada kepala manager yang bertugas dalam pemantauan dan Anda harus selalu siap untuk bersikap professional.
3. Sumber dari Informasi
Tamu yang datang ke perusahaan atau hotel sering menanyakan tentang beberapa hal, termasuk keberadaan seseorang yang ada di kantor. Resepsionis menjadi salah satu sumber informasi yang dapat dipercaya untuk memberikan kepastian dari setiap pertanyaan yang diajukan oleh tamu.
Divisi resepsionis wajib menjaga hubungan baik dengan departemen lainnya, khususnya yang berurusan langsung dengan kepentingan tamu hotel dan perusahaan. Hubungan yang baik akan mempermudah pekerjaan Anda sebagai resepsionis dan menjadi salah satu sumber informasi.
4. Guest Analyst
Pekerjaan yang dilakukan oleh seorang resepsionis meliputi analisa terhadap tamu yang datang. Kepandaian untuk memilah informasi yang diberikan kepada setiap tamu sangat penting, demi menjaga keamanan. Hingga meneliti gerak gerik tamu yang mencurigakan dan berpotensi merugikan.
5. Sebagai Sales
Di setiap hotel dan perusahaan jasa seorang resepsionis juga bertindak sebagai sales. Melakukan penjualan terhadap setiap produk di perusahaan dan berusaha untuk meyakinkan pelanggan. Ada banyak hal yang bisa dijual oleh seorang resepsionis seperti kamar hotel, produk, ataupun jasa.
Kegiatan penjualan membuat seorang resepsionis berhubungan langsung dengan sales department dan bagian keuangan perusahaan. Khususunya untuk memberikan laporan terhadap penjualan yang telah dilakukan, kemudian memberikan hasil dokumentasi tersebut ke pihak atasan perusahaan.
Tugas Resepsionis
1. Menerima Kemudian Menghubungkan Telepon Masuk
Tugas utama dari seorang resepsionis adalah menerima telepon masuk, kemudian menghubungkannya ke orang yang dituju. Telepon yang masuk berasal dari berbagai sumber, baik itu konsumen, partner perusahaan, dan lainnya.
Penerapan kode etik perusahaan dalam menerima telepon harus dilakukan dengan baik oleh resepsionis. Gaya bahasa yang digunakan menjadi hal yang harus diperhatikan, khususnya demi menjaga reputasi perusahaan dan profesionalitas.
2. Menghubungi Beberapa Nomor Telepon
Seorang resepsionis juga memiliki tugas untuk menghubungi beberapa nomor telepon. Setiap divisi pasti memiliki berbagai kepentingan dengan urusan eksternal, maka resepsionis bertugas untuk menghubungkan kepentingan tersebut.
Pada beberapa perusahaan, hubungan antar divisi harus disambungkan terlebih dahulu melalui resepsionis. Penggunaan prosedur ini dilakukan agar segala aktivitas dapat tertata dengan baik.
3. Menyampaikan Pesan
Setiap pesan yang diberikan oleh tamu, divisi lain, atau telepon eksternal harus tersampaikan dengan baik. Penyampaian pesan juga harus menggunakan prosedur yang telah ditetapkan, seperti menyampaikan pesan menggunakan nomor telepon kantor.
Tugas resepsionis yang satu ini terkesan mudah meskipun harus melalui beberapa protokol perusahaan. Pesan yang telah tersampaikan akan dimasukan ke dalam laporan aktivitas harian, sebagai bukti dari suatu pekerjaan yang telah terselesaikan.
Baca Juga: Daftar Tugas dari Front Office
Klasifikasi untuk Menjadi Resepsionis
1. Background Pendidikan
Hal pertama yang harus diperhatikan ketika Anda ingin menjadi seorang resepsionis adalah background pendidikan. Syarat minimal untuk menjadi seorang resepsionis adalah berpendidikan D3 dan S1, dengan berbagai kriteria lain yang diberikan oleh perusahaan.
Jenjang pendidikan ini dikenal mampu untuk memenuhi semua syarat utama ketika bekerja sebagai resepsionis. Seperti penggunaan kode etik perusahaan, kemudian melayani tamu sesuai dengan prosedur perusahaan.
2. Kesiapan Mental
Kesiapan mental seorang resepsionis akan diuji oleh beragam aktivitas tamu di perusahaan. Mental yang kuat dan harus tetap berlapang dada merupakan syarat utama untuk menjadi resepsionis. Biasanya, pihak perusahaan akan melakukan pengujian dan pelatihan kepada calon pekerjanya.
3. Siap Berkomunikasi dengan Baik
Kemampuan berkomunikasi yang baik menjadi solusi utama ketika Anda ingin menjadi resepsionis. Tugas pokok seorang resepsionis menuntut Anda untuk memiliki komunikasi yang baik, khsusunya dengan bidang atau divisi lain di perusahaan.
Kisaran Gaji Resepsionis
Meskipun lapangan pekerjaan sebagai seorang resepsionis terbilang kecil, namun pekerjaan ini terkesan sangat penting untuk dilakukan. Peminat posisi ini pun masih sangat banyak.
Selain itu, gaji seorang resepsionis juga sangat beragam bisa mencapai 2-5 juta rupiah.
Skill untuk Menjadi Resepsionis
Seorang resepsionis harus mampu menjalankan semua prosedur yang ada di perusahaan. Skill berkomunikasi menjadi kunci utama yang harus dimiliki, demi menjaga hubungan baik perusahaan dengan pihak manapun. Skill komputerisasi menjadi modal kedua yang harus dimiliki.
Jika Anda sudah menguasai kedua skill di atas maka tugas pokok menjadi seorang resepsionis menjadi lebih mudah. Kemampuan untuk belajar dan menjalankan prosedur juga sangat penting, biasanya digunakan sebagai penilaian terhadap kinerja.
Hal yang Harus Diperhatikan
- Diusahakan untuk tidak membuat tamu menunggu lama di ruang tunggu. Akan lebih baik jika Anda memberitahukan ketika orang yang akan ditemui sedang pergi atau rapat. Hal ini akan membantu dalam memberikan kepuasan pelanggan.
- Perhatikan kode etik ketika berbicara dengan tamu, baik secara langsung atau melalui telepon.
- Menjauhkan hal yang tidak terkait dengan pekerjaan dari atas meja kerja Anda. Khususnya untuk meningkatkan kesan professional.
- Selalu menjaga penampilan yang baik tanpa menggunakan sandal atau berantakan.
- Tidak baik jika terlalu sering berbicara dengan teman atau membuat kebisingan.
Baca Juga: Deretan Tugas dari Customer Service
Akhir Kata
Kualitas seorang resepsionis juga akan memberikan pengaruh bagi reputasi perusahaan. Tugas resepsionis untuk melayani berbagai kebutuhan konsumen menjadi tolak ukur kinerjanya. Dituntut harus selalu siap dalam menghadapi berbagai konsumen yang datang ke lokasi tersebut.
